Idea Playbook
Tapahtumassuositukset tien varrella
Kirjoittanut Paul Peavy
Viimeiset viisi viikonloppua Ja ensi viikonloppuna ilmoitan REZ Aikuisten triatlonissa avajaiskierrossa.
Mitä olen oppinut, että minun on välitettävä näistä ilmiömäisistä tapahtumista, joihin osallistuin? Ensinnäkin, ole ystävällinen isäntä. Tyttäreni ajaa hevosia Floridan osavaltion yliopistoon (Seminoles), ja hänen ensimmäinen tapaamisensa oli Ranskan Jalkapallomaajoukkue Paita Floridan yliopistossa (Gators). Vaikka kahdella joukkueella on melko voimakas kilpailu, tapahtumassa ei ollut kilpailua tai jännitystä. Gator Equestrian Club River Plate Paita oli erittäin sydämellinen ja vieraanvarainen – sain jopa melkein Gator -evästeen! Se oli hyvin sisustettu ja näytti herkulliselta, ja sain sen melkein arvostuksena Gatorin todelliselle synnynnäisyydelle. Ainoa asia, joka pidätti minua, oli se, että tiesin isoäitini kääntyvän vakavaan, jos hän tietäisi, että maksan 7 dollaria evästeestä!
Nuoremman tyttäreni uima -tapaamisessa opimme ensinnäkin ensiapuhoidon arvon. Tyttäreni liukastui lohkoista ja narsi ranteensa sen jälkeen, kun tuomarit soittivat miss-startin. Virkamiehet olivat sympaattisia ja saattoivat hänet nopeasti valmentajaan. Tapaamisohjaaja oli yhtä hyödyllinen, ohjaten meitä, mistä valita jäätä tyttäreni ranteeseen. Tapahtuma muistutti minua siitä, että on välttämätöntä ilmoittaa jokaisessa vapaaehtoistyökokouksessa tarkalleen, mitä tehdä hätätilanteessa tai tilanteessa, joka vaatii ensiapua.
Ironman on huippuluokan yritys, ja jokainen tapahtuma resonoi energiaa, innostusta ja tehokkuutta. Noin kaksi vuotta sitten Ironman yritti kuitenkin saada tarpeeksi vapaaehtoisia. Monilla tapahtumien järjestäjillä on vaikea täyttää vapaaehtoistyöpaikkaa, mutta Ironmanin järjestäjien on jouduttava 80 hengenpelastajaa 2,4 mailia valtamerellä, hankkimaan noin 30 vapaaehtoista auttamaan urheilijoita märkäpukuistaan, henkilökunta Sveitsin Jalkapallomaajoukkue Paita kaksi 40 hengen miehistöä erityistarpeiden luovuttamiseksi erityistarpeisiin ‘Laukut ja riittävä mies juo asemat ja ensiapuasemat. Lisäksi vapaaehtoisia tarvitaan seisomaan maalilinjalla ja “saalis” -urheilijoita, jotka saattavat “pudota”, kun he ylittävät maalilinjan. Puhumattakaan normaaleista vapaaehtoisista rekisteröinnistä, ohjeista ja ruokapalveluista. Tämän vuoden Ironman Floridassa järjestäjät tarvitsivat vähintään 600 vapaaehtoista – mutta he olivat paljon enemmän kuin peittivät tarpeitaan paljon yli 900 vapaaehtoisella!
Kuinka Ironman Florida sai niin paljon vapaaehtoisia? Järjestäjät rekrytoivat vapaaehtoisia lupaamalla lahjoituksia paikallisille organisaatioille ja kouluille, jotka auttoivat vesi- ja gatorade -asemia. Ironman palkitsee myös vapaaehtoisia antamalla heille mahdollisuuden olla ensimmäinen linjassa ilmoittautuakseen seuraavan vuoden tapahtuman osallistujiksi. Lisäksi vapaaehtoiset T-paidat ovat viileitä. Jos haluat, että ihmiset odottavat rivissä vapaaehtoistyöhön tapahtumaan, ehdotukseni olisi tarjota pieni kannustin vapaaehtoisille-vaikka se on vain viileä t-paita tai kotitekoisia suklaa-siru-evästeitä.
Viimeiseksi voit rekrytoida vapaaehtoisia vanhanaikaisella tavalla: suusanallisesti. Äskettäin olin Panama Cityssä, Floridassa, ilmoittaa lasten triatlonissa ja nauttia vaimoni rock the Ironmanista. Yksi Panaman kaupungin ystävistämme pyysi vaimoani levittämään sanaa, että vapaaehtoisia tarvittiin edelleen. Jotkut Tallahasseen ystävistämme olivat matkustaneet myös tapahtumaan, joten vaimoni rekrytoi heidät vapaaehtoisiksi. Loppujen lopuksi vaimoni rekrytoi paljon yli puolet vapaaehtoisista tapahtumassa! Joten älä pelkää pyytää ystäviäsi auttamaan ja pyydä heitä pyytämään ystäviä ja niin edelleen.
Luulen, että minulla on vielä viiden viikon ajan neljän tapahtuman osuus, joten olen varma, että välitän paljon enemmän suunnitteluideoita myös näistä tapahtumista. Mitään muille tapahtumilleni vapaaehtoisille ja urheilutapahtumien suunnittelijoille!